Les démarches à mettre en oeuvre pour déclarer sa course.

A partir de 2018 ce qui change :Faut-il contacter la préfecture ? La Mairie ?

Devez vous faire une demande d'autorisation ou simplement une déclaration ?

E-run63 vous aide à organiser votre événement en vous donnant la marche à suivre pour vos demandes administratives.

Quelle(s) démarche(s) devez-vous faire pour déclarer votre manifestation ?

Selon le type d’événement que vous organisez et la portée de celui ci, les demandes d’autorisation à faire ne sont pas les mêmes.

A partir de 2018, si votre événement est organisé sur une seule commune, vous n’êtes plus obligés de contacter la préfecture, les échanges avec la mairie suffisent. Rencontrez les élus du village dans laquelle la manifestation aura lieu. Si c’est le lieu de domiciliation de l’association, cela sera sans nul doute bien vu par le maire. Vous aurez certainement besoin d’occuper un lieu pour accueillir les gens dans le village (comme une salle des fêtes, un gymnase ou même des parkings) : c’est toujours agréable (et facile) de présenter tout cela de vive voix au maire avant qu’il ne reçoive tout sur son bureau. Un rendez-vous et une poignée de main permettent de sceller un accord de principe et ce sera plus simple pour la suite. On rédigera prochainement une lettre type que vous pourriez envoyer au maire, pour obtenir les autorisations et du matériel.

Demande autorisation course 1

Une grosse partie du travail pour l’organisateur consiste à obtenir les autorisations nécessaires pour son événement. (on ne le voit pas forcément quand on est coureur à pied mais c’est un travail de longue haleine). Il y a tout un travail de prise de contact par courrier avec les mairies, la préfecture, les élus locaux. D’année en année, en conservant bien vos méthodes et vos documents, vous arriverez à être de plus en plus efficaces. Aujourd’hui, nous vous proposons tout un tas de document type gratuits qui vous seront utiles pour organiser votre course (demande d’autorisation, subvention, liste de signaleurs, lettre pour demande d’emprunt de matériel) et gérer les participants (autorisation parentale, certificat médical etc…)

Quand vous organisez une course, vous avez besoin à un moment ou un autre de présenter votre circuit aux coureurs, mais aussi aux autorités qui vont valider vos demandes d'autorisations . A quel endroit vont se trouver vos signaleurs ? Dans quel secteur va se dérouler votre épreuve ? C’est souvent plus facile d’utiliser une carte que des mots. Ensemble, nous allons voir comment créer une carte puis dessiner dessus facilement, pour en faire un document sexy qui donnera envie à la préfecture ou aux élus d’une commune de vous dire “Ouiiiiiii” et qui sera aussi explicatif pour les coureurs.

    Votre carte pour les demandes d’autorisation :

  • Dessinez les routes interdites : c’est évident pour vous mais si il y a une nationale ou une autoroute sur la carte, dessinez de croix rouges dessus pour bien montrer que vos coureurs ne vont pas l’emprunter
  • Dessinez les zones interdites : montrez que vous avez fait les démarches auprès de l’ONF ou de NATURA 2000 et que vous avez conscience que certaines zones ne doivent pas être empruntées par les coureurs
  • Placez des commissaires : montrez que vous avez conscience de la circulation et que vous savez anticiper le danger. Par exemple, à chaque traversée de route, vous devez placer un commissaire. Les dessiner sur une carte vous permet aussi d’évaluer vos besoins de bénévoles, en plaçant des noms dessus, des heures de passage etc….
  • Votre couverture d’assurance

    Votre association est couverte par une assurance, c’est obligatoire. L’assurance alors souscrite couvre la responsabilité civile des organisateur et celle des participants à la manifestation. Contactez votre assurance pour lui indiquer votre volonté d’organiser, vous recevrez un document prouvant aux instances administratives que vous êtes couverts pour cela. Sans ce précieux document, pas d’autorisation possible, autant l’avoir avant de commencer !

Telechargez les documents pouvant vous etre utile :

Document CDCHS63 :1 dossier d organisation cdchs pdd631 dossier d organisation cdchs pdd63 (28.22 Ko)

Déroulement pour une manifestation chronométrée:

Manifestation est organisée sur une seule commune: Cerfa 13391 03Cerfa 13391 03 (104.85 Ko)

Vous devez envoyer la déclaration en mairie du cerfa ci dessus, et cela dans un délais max de 2 mois avant la course. Si votre course passe sur un terrain géré par l’ONF ou si il est touché par des restrictions NATURA 2000, pensez à faire les demandes aussi après de ces organismes.

Demande d’autorisation à la mairie : Demander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la communeDemander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la commune (207.5 Ko)

Si votre manifestation est organisée sur plusieurs communes: Cerfa 13391 03Cerfa 13391 03 (104.85 Ko)

Demande d’autorisation à la mairie : Demander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la communeDemander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la commune (207.5 Ko)

C’est le cas par exemple pour un trail itinérant ou un raid multisports. Vous devez alors envoyer la déclaration en préfecture cerfa ci-dedsus et cela dans un délais max de 2 mois avant la course.

Déroulement pour une manifestation non chronométrée:

Nous parlerons ici des manifestations sportives se déroulant sur la voie publique mais sans classement et/ou sans chronométrage (ex : randonnée pédestre ou rando VTT). Ce type de manifestation est soumis à déclaration. Pour une manifestation de moins de 100 participants, aucune formalité n’est requise. 

Si votre manifestation est organisée sur une seule commune: Cerfa 13447 03Cerfa 13447 03 (102.49 Ko)

Vous devez envoyer la déclaration en mairie cerfa ci-dessus, et cela dans un délais max de 1 mois avant l’événement. Si votre randonnée passe sur un terrain géré par l’ONF ou si il est touché par des restrictions NATURA 2000, pensez à faire les demandes aussi après de ces organismes.

Demande d’autorisation à la mairie : Demander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la communeDemander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la commune (207.5 Ko)

Si votre manifestation est organisée sur plusieurs commnues: Cerfa 13447 03Cerfa 13447 03 (102.49 Ko)

Vous devez alors envoyer la déclaration en préfecture le cerfa ci-dessus, et cela dans un délais max de 1 mois avant la course.

Demande d’autorisation à la mairie : Demander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la communeDemander l autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la commune (207.5 Ko)

Le dispositif médical

Les instances vont vérifier que vous avez prévu le nécessaire pour faciliter l’accès des secours. N’oubliez pas de prévenir l’hôpital le plus proche de votre manifestation et de fournir la preuve de votre action dans le dossier qui partira en sous préfecture. Vous devez aussi joindre dans votre dossier la preuve que vous avez fait les demarches pour faire venir des secouristes Selon l’importance de votre manifestation, le dispositif médical demandé n’est pas le même, nous verrons cela dans un article plus complet (vous pouvez aussi joindre la photocopie de secouriste des bénévoles de votre association, ainsi qu’une lettre d’attestation de leur présence)

 

Peut-on organiser sans autorisation ?

Oui, techniquement, on peut. Mais vous prenez d’énormes risques, ou vous allez en faire prendre aux responsables de votre association, donc enlevez-vous ça de la tête ! “Le fait d’organiser sans la déclaration ou l’autorisation préalable prévue à l’article R. 331-6 une manifestation sportive est puni des peines prévues pour les contraventions de la cinquième classe (soit 1500 euros maximum).” Si vous ne pouvez pas présenter les documents le jour J, vous risquez de voir votre course être stoppée par les forces de l’ordre. Imaginez les ennuis en cas d’accident (même mineur) sur la voie publique !

 

 

Info venant du site https://adeorun.com/